Directives de voyages de l’ACPAU

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De l’information supplémentaire se trouve sous l’onglet « Directives » du formulaire de réclamation de dépenses ci-dessous.

Objectif

La présente politique a pour but d’établir des normes cohérentes, raisonnables et responsables pour consigner et contrôler le coût des déplacements d’affaires.

Portée

À moins d’avis contraire, la présente politique concerne le personnel de l’ACPAU, les membres du conseil d’administration, les membres participants et toutes les personnes sous contrat avec l’ACPAU qui engagent, autorisent ou remboursent des dépenses de voyage. Aux fins de la présente politique, le terme « membres » désigne toutes les personnes susmentionnées.

Généralités

Le conseil d’administration a adopté les politiques suivantes sur les déplacements qui sont faits aux frais de l’Association et pour celle-ci. L’ACPAU est reconnaissante envers les personnes qui voyagent pour l’Association et qui donnent de leur précieux temps.

Admissibilité

Les membres du conseil d’administration, de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des dépenses liées à des réunions officielles de l’ACPAU ou à des réunions auxquelles ils représentent l’ACPAU. Les autres membres et collaborateurs qui voyagent à la demande ou au nom de l’ACPAU ont également droit au remboursement de leurs dépenses, avec approbation préalable de la direction générale.

Cette politique s’applique aussi aux membres du personnel, ce qui comprend les employés contractuels.

Les membres du conseil d’administration, de groupes de travail ou de groupes consultatifs ont droit au remboursement des frais de déplacement et d’hébergement liés à des réunions tenues en personne et auxquelles leur participation avait été demandée. Les frais liés à une réunion tenue lors du congrès annuel ne sont pas remboursés.

Cette politique s’applique aux dirigeants de l’Association pour tout déplacement supplémentaire effectué au nom de l’Association.

Les dépenses des conjoints et conjointes ne sont pas remboursées.

Autres considérations

Les membres peuvent présenter leurs demandes directement à l’ACPAU. Ils doivent alors remettre leurs reçus originaux. Les membres peuvent aussi être remboursés par leur établissement. Dans pareil cas, l’établissement transmettra à l’ACPAU une facture – accompagnée d’une photocopie des pièces justificatives – qui sera payée à l’établissement. Les montants remboursés ne peuvent dépasser ceux qui auraient été remboursés directement en vertu de cette politique.

Dans le cas d’une demande directe, les bordereaux de carte de crédit et les factures d’agences de voyages ne suffisent pas à justifier les dépenses d’hôtel, d’avion ou de train.

Montant remboursé

Les membres admissibles ont droit au remboursement des frais de déplacement (aller-retour) et d’hébergement à l’endroit de la réunion. Normalement, des dépenses peuvent être réclamées pour la ou les journées de la réunion ainsi que pour la veille et le lendemain de la réunion, pourvu que tous les efforts soient consentis pour limiter les frais autant que possible.

Points importants

  • On s’attend des membres qu’ils réservent leur vol au tarif aérien le plus bas approprié à la circonstance. Les membres ne sont toutefois pas obligés de choisir le tarif de base, qui ne permet pas les modifications ou annulations de vol même en payant un supplément. S’il n’y a pas d’aéroport au point de départ, le transfert à l’aéroport le plus proche peut également être remboursé.
  • Pour réserver leur transport, les membres sont encouragés à faire l’achat de compensation carbone auprès de fournisseurs fiables qui répondent à des normes reconnues, comme la certification Gold Standard ou le programme Verified Carbon Standard (VCS).
  • Nous rembourserons les coûts raisonnables de transport par taxi, autobus et transport en commun, ainsi que le tarif en classe affaires en train.
  • Nous rembourserons l’indemnité quotidienne pour les repas selon les directives du Conseil du Trésor, lorsque les repas ne sont pas fournis par l’hôte d’une activité (ou pendant les déplacements en train ou en avion). Les taux, révisés deux fois par année, sont affichés sur le site Web de l’ACPAU en dollars canadiens et ajustés en fonction du taux de change au comptant + 2,5 % de frais de change pour les cartes de crédit en cas de déplacement à l’étranger. Le taux sera fixé en calculant la moyenne des taux applicables pour le premier et le dernier jour passés hors du pays.
  • Une indemnité quotidienne peut être réclamée pour chaque tranche de 24 heures à l’extérieur de la ville. Ce montant rembourse les menues dépenses (p. ex. bagagistes, blanchisserie) autres que le déplacement, l’hôtel et les repas. Dans le calcul des indemnités quotidiennes, assurez-vous de soustraire les frais de minibar, de repas, de cinéma et autres de la facture de l’hôtel.
  • À compter du 1er octobre 2024 et jusqu’à nouvel avis, les montants remboursés sont les suivants : déjeuner, 27,95 $; dîner, 27,00 $; souper, 56,85 $; autres frais, 17,30 $.
  • Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursées.
  • Du 1er octobre 2024 jusqu’à avis contraire, le taux du kilométrage est de 0,605 $/km.
  • Pour l’usage d’un véhicule personnel, le montant réclamé devrait équivaloir à celui d’un déplacement en train ou en avion, selon ce qui est le plus économique.
  • Les frais encourus pour la conversion de sommes raisonnables en devises étrangères et la reconversion des devises non utilisées en monnaie canadienne seront remboursés sur présentation des reçus pour toutes les sources et transactions réclamées. En l’absence de reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada s’applique. Le taux sera fixé en calculant la moyenne des taux applicables pour le premier et le dernier jour passés hors du pays.
  • Les dépenses qui découlent du moyen de transport choisi seront remboursées sur présentation des reçus, qui doivent préciser la devise utilisée. Une simple déclaration suffira en l’absence de reçus. Sont compris dans ces dépenses les éléments suivants :
    • les frais de sélection de siège;
    • les frais divers appliqués pour payer des excédents de bagages ou un poids excédentaire (fournir une explication par écrit);
    • les frais de « modification de billet » (fournir une explication par écrit); et
    • les frais de transport légitimes et obligatoires qui ont été engagés pendant la période de déplacement et qui n’ont pas été remboursés (p. ex. frais de mouillage, de péage sur les routes ou les ponts, de traversier, ou autres frais liés au transport).

Directives propres aux déplacements à l’étranger

  • Les vols outre-mer en classe affaires ne seront pas remboursés.
  • Lorsque vous voyagez à l’étranger, vous devez prévoir suffisamment de temps pour récupérer du décalage horaire afin de pouvoir participer efficacement à l’événement auquel vous assistez; vous pouvez donc normalement prévoir jusqu’à 3 jours d’hébergement et d’indemnités quotidiennes avant l’événement en tant que tel.
  • Les exceptions seront passées en revue par la direction générale et le secrétaire-trésorier.

Directives de voyages révisées le : 31 octobre 2024